Fragst Du Dich gerade: Was ist Canva? Und warum sollte ich diesen Artikel lesen?
Vorweg erklärt: Canva ist eine webbasierte Designplattform, die es uns ermöglicht, Grafiken, Präsentationen, Social-Media-Beiträge, Poster und andere visuelle Inhalte einfach zu erstellen. Die Plattform biete eine Vielzahl von vorgefertigten Vorlagen, Bildern, Icons und Schriftarten. Canva wird häufig von Kleinunternehmern, Bloggern, Social-Media-Managern und anderen genutzt, um ansprechende Grafiken zu gestalten, ohne auf komplexe Designsoftware zurückgreifen zu müssen.
Und es gibt Rechnungsvorlagen! Wunderbare, schöne Vorlagen!
Du magst nun denken: Wunderbar! Dann schreibe ich meine Rechnungen mit Canva! Eine Softwarelösung - zwei Fliegen mit einer Klappe!
Bitte nicht: Nutze die Rechnungsvorlagen bitte nur außerhalb von Canva!
Vor Jahren habe ich einen Kunden übernommen, der seine Rechnungen direkt in Canva erstellt hat. Das Design war hübsch! Gar keine Frage - aber jedes Design wurde immer wieder überschrieben - oder kopiert. Das gab ein großes Durcheinander in seiner Buchhaltung.
Warum Soloselbstständige beim Schreiben von Rechnungen auf Canva verzichten sollten und eine Buchhaltungssoftware unerlässlich ist:
1. Eingeschränkte Funktionalität:
Canva ist hervorragend für das Design von Grafiken, Logos und Präsentationen geeignet. Wenn es jedoch um die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen geht, stößt die Plattform an ihre Grenzen. Professionelle Rechnungssoftware bietet umfassende Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Selbstständigen zugeschnitten sind.
2. Rechtliche Fallstricke:
Canva bietet nicht die notwendigen Funktionen zur automatischen Vergabe von Rechnungsnummern, Überwachung von Zahlungseingängen oder Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben.
3. Zeitaufwendige Individualisierung:
Rechnungen sollten professionell und einheitlich gestaltet sein. Bei Canva müssten Selbstständige jedes Mal von Grund auf eine individuelle Rechnung erstellen und anpassen. Das ist zeitaufwendig und birgt die Gefahr von Fehlern, die vermieden werden können.
4. Mangelnde Automatisierung:
Manuelle Prozesse sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Professionelle Rechnungssoftware automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie die Vergabe von Rechnungsnummern, die Überwachung von Zahlungseingängen und die Erstellung von Berichten. Dies spart Zeit und sorgt für eine effiziente Buchführung.
5. Professionelles Erscheinungsbild:
Eine gut gestaltete und professionell erstellte Rechnung ist nicht nur ein Zahlungsdokument, sondern auch ein Aushängeschild für das Unternehmen. Canva-Rechnungen könnten den Eindruck von Unprofessionalität hinterlassen, den Selbstständige gerade zu Beginn vermeiden sollten.
Mein Tip für die Nutzung von schönen Designs aus Canva:
Erstelle ein schönes Design in Canva, passe es so an, wie Du es für Dich und Dein Business perfekt findest. Lade es als PDF runter und nutze es als Template in Deiner Rechnungssoftware.
In lexoffice kannst Du das Template ganz einfach anpassen. Und so schlägst DU zwei Fliegen mit einer Klappe: Mit einer sehr schönen, durchdesignten Rechnungsvorlage - aber mit einem vernünftigen System dahinter: Einer Buchhaltungssoftware.
Mein Fazit: Canva und Buchhaltungssoftware - das funktioniert!
Für Soloselbstständige, die Wert auf Professionalität und Effizienz legen, ist die Verwendung von professioneller Rechnungssoftware unerlässlich. Canva mag für Grafikdesign geeignet sein, aber wenn es um die Buchführung geht, sollten Selbstständige auf eine dedizierte Lösung setzen, um rechtliche Risiken zu minimieren und Zeit zu sparen.
Brauchst Du Hilfe bei der Einrichtung?
Sprich mich an!
Ich bin lexoffice-Coach und kenne mich zufällig sehr gut in Canva aus ;-)
Gemeinsam setzen wir das Template auf und Du hast eine wunderbare Außenwirkung - in deinem CI
