Am Anfang der Selbstständigkeit ist es natürlich einfach, die ersten Rechnungen mit den eh vorhandenen Tools wie Word, Excel, Numbers oder Pages zu erstellen. Das habe ich auch gemacht.
Doch die scheinbar kostengünstige Lösung kann schnell zu Fehlerquellen, Mehraufwand und sogar rechtlichen Problemen führen. Warum? Das liest Du hier:
Meine Top 4, warum Du von Anfang an RICHTIG starten solltest (zB. mit lexoffice):
Rechtliche Sicherheit: Die automatische Vergabe von Rechnungsnummern, die chronologische Verfolgung und Berücksichtigung von stornierten Rechnungen sind entscheidend, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Professionelle Rechnungssoftware minimiert das Risiko von Fehlern, die bei manuellen Prozessen auftreten können. Glaub mir: Mir ist es am Anfang auch schon passiert und ich habe Rechnungsnummer doppelt vergeben, weil ich die Excel-Tabelle nicht richtig gepflegt habe!
Abdeckung gesetzlicher Besonderheiten: Die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben wie IGL, Kleinunternehmerregelung oder Reverse-Charge erfordert Expertise. Rechnungssoftware übernimmt diese Aufgaben automatisch und bleibt stets auf dem neuesten Stand, während manuelle Prozesse eine ständige Überwachung erfordern.
Überblick über den Rechnungsstatus: Ist Dir auch schon mal eine offene Rechnung durchgerutscht? Hast Du eine Mahnung bekommen? Oder - noch schlimmer (!) - hat ein Kunde nicht bezahlt und Du hast es nicht bemerkt?! Die Kontrolle des Rechnungsstatus, die Verwaltung von Angeboten und die Erstellung von Rechnungen sind komplexe Aufgaben, die eine professionelle Software erleichtert. Ohne Unterstützung bleibt manuelles Arbeiten in Word und Excel zeitraubend und fehleranfällig.
Vermeidung von Flüchtigkeitsfehlern: Selbst für Office-Experten bringt das Arbeiten Risiken mit sich, wie unbeabsichtigte Überschreibungen von Rechnungen. Dies kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen und erfordert zeitaufwendige Korrekturen. Professionelle Rechnungssoftware, wie lexoffice, minimiert solche Fehler und spart Zeit sowie potenzielle Kosten.
Mein Fazit: Die Verwendung von Word, Excel, Numbers oder Pages für Rechnungen mag anfangs verlockend erscheinen, birgt jedoch erhebliche Risiken und Hindernisse. Professionelle Rechnungssoftware bietet nicht nur Sicherheit und Rechtsschutz, sondern erleichtert auch das Controlling und spart wertvolle Zeit, die besser in das eigene Geschäft investiert werden kann.
